Udržiavanie efektívnej dobrovoľníckej komunikácie je nevyhnutné pre úspech každej neziskovej organizácie. Aby boli dobrovoľníci nabití energiou a zapojení do svojej práce, je dôležité dať im vedieť, aké sú potreby organizácie, vyjadriť uznanie za ich úsilie a uistiť sa, že chápu, aké dôležité sú ich príspevky. Efektívna komunikácia je kľúčovým prvkom pre budovanie trvalých vzťahov s dobrovoľníkmi.
Pridajte na svoj web sekciu dobrovoľníkov
Pridanie sekcie špecifickej pre dobrovoľníkov na vašu webovú stránku je skvelý spôsob, ako komunikovať so svojimi súčasnými dobrovoľníkmi a prilákať nových. Zriadením a udržiavaním dobrovoľníckeho komunikačného centra na webovej stránke vašej skupiny uľahčíte dobrovoľníkom držať krok s tým, čo sa deje v organizácii. Nezabudnite uviesť obrázky alebo videá, ktoré zobrazujú dobrovoľníkov v akcii (s ich povolením). Môžete tiež publikovať veci, ako sú dobrovoľnícke príležitosti, nadchádzajúce stretnutia výboru a ďalšie informácie, ktoré dobrovoľníkov zaujímajú. V závislosti od toho, ako sofistikovaná je vaša webová stránka, môžete dobrovoľníkom poskytnúť spôsob, ako nahrať dokumenty, sledovať ich prevádzkové hodiny alebo prezerať školiace materiály.
Spoznajte dobrovoľníkov prostredníctvom prieskumu
Prieskum je užitočný komunikačný nástroj na zoznámenie sa s dobrovoľníkmi a na zistenie, ako by sa chceli zapojiť do vašej organizácie. Zvážte sprístupnenie prieskumu prostredníctvom sekcie dobrovoľníkov na vašej webovej lokalite alebo ho zahrňte do e-mailovej šablóny, ktorá sa dostane novým dobrovoľníkom. Mal by obsahovať len niekoľko otázok, ktoré vám umožnia získať predstavu o tom, aké typy dobrovoľníckych aktivít by sa chceli zúčastniť a aké majú zručnosti. Požiadajte niekoho, aby skontroloval výsledky, a potom ho jednotlivo oslovte s informáciami o výboroch alebo projektoch, ktoré zodpovedajú ich záujmom. Vložte tieto informácie do databázy dobrovoľníkov, ktorú možno v budúcnosti použiť na informovanie ľudí, keď budú k dispozícii nové projekty.
Spojte sa s dobrovoľníkmi prostredníctvom sociálnych médií
Využite prítomnosť vašej organizácie na sociálnych sieťach ako komunikačný nástroj na interakciu s dobrovoľníkmi a inými skupinami zainteresovaných strán. Povzbudzujte dobrovoľníkov, aby sledovali stránky sociálnych médií organizácie a vrátili im láskavosť, napríklad ich spätným sledovaním na Twitteri alebo Instagrame. Uverejňujte fotografie a popisky, ktoré zdôrazňujú príspevky dobrovoľníkov vašej skupiny, spolu s odkazmi na mediálne pokrytie skupiny. Povzbuďte dobrovoľníkov k interakcii komentovaním a/alebo zdieľaním príspevkov organizácie. Podporte zapojenie dobrovoľníkov do celkového komunikačného úsilia organizácie vytvorením výboru pre sociálne médiá, ktorý bude koordinovať alebo pomáhať pri uverejňovaní príspevkov na sociálnych sieťach.
Zverejniť dobrovoľnícky bulletin
Mnohé neziskové organizácie posielajú newsletter dobrovoľníkom, ako aj darcom, finančným agentúram, zdrojom odporúčaní spotrebiteľov a iným skupinám mesačne alebo štvrťročne. Distribúcia bulletinu je skvelý spôsob, ako dať zainteresovaným stranám vedieť o nedávnych úspechoch, súčasných projektoch a budúcich cieľoch charitatívnej skupiny. Poskytuje tiež vynikajúci nástroj na uznanie prínosov vynikajúcich dobrovoľníkov. V závislosti od toho, kto sú vaši dobrovoľníci a iné zainteresované strany, možno budete musieť vytlačiť a poslať newsletter, alebo vám môže lepšie poslúžiť elektronický bulletin. Zvážte pozvanie zúčastnených strán, aby sa prihlásili na odber preferovanej možnosti doručenia.
Udržiavanie osobného kontaktu jeden na jedného
Pokiaľ ide o budovanie vzťahov s dobrovoľníkmi, neexistuje žiadna náhrada za nadviazanie osobného kontaktu s jednotlivcami, ktorí štedro venujú svoj čas a talent vašej organizácii. Odporúča sa pravidelne si naplánovať osobné stretnutia s dobrovoľníkmi, ktorí zastávajú pozície predsedov alebo ktorí zohrávajú iné kľúčové úlohy, ktoré umožňujú vašej charitatívnej skupine splniť jej poslanie. Pravidelné zvolávanie dobrovoľníkov, aby sa prihlásili, môže byť efektívnym spôsobom, ako udržiavať individuálny kontakt bez toho, aby ste ich museli požiadať, aby si vyhradili čas na formálnu, osobnú diskusiu alebo videokonferenciu. Výkonný riaditeľ by tiež mohol nastaviť časy rozhovoru, keď sú dobrovoľníci vyzvaní, aby sa zastavili alebo zavolali na osobné spojenie.
Spojiť sa cez schôdze výboru
Stretnutia výboru dobrovoľníkov môžu byť nevyhnutné pre úspech všetkých typov projektov. Keď sa začína nový projekt, odporúča sa usporiadať stretnutie so záujemcami o dobrovoľníctvo, aby mali príležitosť dozvedieť sa viac o tom, aké typy rolí sú k dispozícii a aký druh času si každý môže vyžadovať. Po vytvorení výboru, či už pre špeciálny projekt alebo pre prebiehajúcu pracovnú skupinu, sú pravidelné stretnutia naďalej dôležité na riadenie procesu a udržanie efektívnej dobrovoľníckej komunikácie. Najlepšie je stanoviť si harmonogram stretnutí, napríklad každý tretí utorok v mesiaci, aby si dobrovoľníci mohli naplánovať vopred.
Požiadajte dobrovoľníkov, aby zdieľali spätnú väzbu
Komunikácia musí prebiehať oboma smermi. Je rovnako dôležité povzbudzovať dobrovoľníkov, aby sa podelili o svoje myšlienky a nápady s organizáciou a jej vedúcimi, ako aj zabezpečiť, aby sa informácie dostali k dobrovoľníkom. Existuje mnoho spôsobov, ako dobrovoľníkom uľahčiť poskytovanie spätnej väzby alebo zdieľanie návrhov. Ak dobrovoľníci chodia do kancelárie pravidelne, založte si schránku na návrhy. Alebo si nastavte e-mailovú adresu feedback@, ktorú môžu dobrovoľníci kedykoľvek použiť. Je tiež dobré zvyknúť si vyhradiť si čas na to, aby sa ľudia podelili o spätnú väzbu a návrhy týkajúce sa programu stretnutí. Možno budete chcieť pravidelne organizovať cieľové skupiny, aby ste preskúmali a prediskutovali spätnú väzbu. Dôležité je, že pre dobrovoľníkov je ľahké poskytnúť spätnú väzbu.
Organizujte sociálne stretnutia pre dobrovoľníkov
Poskytnúť príležitosti pre dobrovoľníkov, aby sa navzájom spojili prostredníctvom spoločenských stretnutí, ktoré nezahŕňajú žiadosti o darovanie času alebo peňazí. Zvážte pravidelné hosťovanie mixéra len pre dobrovoľníkov vo vašej kancelárii alebo doma člena predstavenstva alebo predsedu výboru. Pozvite všetkých, ktorí sa dobrovoľne prihlásili v stanovenom časovom rámci. V závislosti od rozpočtu vašej organizácie môžete poskytnúť občerstvenie alebo môže byť lepšie naplánovať si potluck. Kľúčom je poskytnúť ľuďom, ktorí zdieľajú záujem o vašu organizáciu, spôsob, ako sa navzájom spoznať a začať vytvárať väzby. Koniec koncov, je oveľa pravdepodobnejšie, že vaši dobrovoľníci zostanú v kontakte s organizáciou, ak budú zapojení aj ich priatelia.
Uznajte dobrovoľnícke úsilie
Uistite sa, že dobrovoľníci sú uznaní za dôležitú úlohu, ktorú plánujú pri umožňovaní vašej organizácie splniť jej poslanie alebo inak pomáhať dôležitým veciam. Uistite sa, že verejné zmienky o organizácii uznávajú dobrovoľníkov a nie príliš sa zameriavajú na výkonného riaditeľa alebo iných zamestnancov. Napríklad pri hľadaní publicity pre organizáciu nasmerujte členov médií alebo blogerov na rozhovory s predsedami výborov alebo členmi správnej rady okrem zamestnancov. Pri zverejňovaní fotografií aktivít organizácie si vyberajte obrázky, na ktorých sú dobrovoľníci. Pri propagácii finančných zbierok na špeciálne podujatia zvážte uvedenie mien členov výboru v oznámení.
Formálne vyjadrite uznanie dobrovoľníkom
Uznanie je dôležité, ale aj ocenenie. Nezabudnite poďakovať dobrovoľníkom osobne aj prostredníctvom formálnych poďakovaní. Zvážte usporiadanie podujatia na ocenenie dobrovoľníkov aspoň raz za rok, ako je obed len pre dobrovoľníkov alebo iné stretnutie, ktoré zahŕňa prejav na ocenenie dobrovoľníkov a ocenenie za službu. Poskytovať plakety alebo iné ocenenia dobrovoľníkom, ktorí mimoriadne významne prispeli k skupine alebo ktorí sú dlhoročnými podporovateľmi. Zvážte ocenenia za dlhoročné služby za hlavné míľniky, ako aj papierové osvedčenia o uznaní pre všetkých dobrovoľníkov.
Používajte rôzne nástroje dobrovoľníckej komunikácie
Každá organizácia, ktorá sa spolieha na službu dobrovoľníkov, musí podniknúť kroky na zapojenie a udržanie tých, ktorí zdieľajú svoj čas a talent, a na nábor nových ľudí na pomoc. Neexistuje žiadna náhrada za udržiavanie efektívnej komunikácie s dobrovoľníkmi. Používanie rôznych komunikačných nástrojov vám pomôže vybudovať a zapojiť silný tím dobrovoľníkov, ktorí sú oddaní vašej organizácii. Prostredníctvom efektívnej dobrovoľníckej komunikácie budete môcť pestovať pevné vzťahy s jednotlivcami, ktorí pravdepodobne zostanú v kontakte s vašou charitatívnou organizáciou ešte mnoho rokov.
