Plánovanie podujatia pre vašu organizáciu je stresujúce a časovo veľmi náročné. Dobrá organizácia môže pomôcť zmierniť stres a ušetriť čas. Jedným dôležitým aspektom, ktorý treba pri plánovaní zvážiť, je pozvanie. Pozvánka upozorní ľudí na blížiacu sa udalosť a požiada ich, aby sa zúčastnili. Často je to prvýkrát, čo sa o podujatí dozvedia, takže je dôležité uviesť všetky podrobnosti v pozvánke.
Základné prvky pozvánky
Základné prvky, ktoré treba zahrnúť do pozvánky, sú:
- Organizácia usporiadajúca podujatie
- Dátum
- Čas
- Miesto konania
- Potvrdiť kontaktné informácie
- Cena za účasť na podujatí
Je tiež dôležité poslať pozvánku včas. To znamená minimálne šesť až osem týždňov pred podujatím. To dáva hosťom čas reagovať a podľa toho plánovať.
Písanie pozvánok na zbierku
Voľba správneho znenia môže dať tón vašej finančnej zbierke a upozorniť hostí na formálnosť udalosti a na to, čo by mali očakávať.
Pokyny pre pozvanie
Pri písaní pozvánky je potrebné zvážiť niekoľko zásad:
- Uistite sa, že jasne uvediete, kto bude mať z akcie prospech.
- Uveďte podrobnosti o udalosti, ako napríklad, či sa bude podávať večera alebo či tam bude cash bar.
- Nezabudnite spomenúť formálnosť udalosti. Ak je udalosť formálnou záležitosťou, uveďte, že ide o čiernu kravatu, aby hostia poznali pravidlá obliekania.
- Vždy uveďte kontaktné údaje v prípade, že by hostia mali nejaké otázky.
- Ak sa akcia koná na neznámom mieste, zvážte uvedenie trasy v pozvánke.
Ďalšie úvahy
Pri písaní pozvánky je potrebné zvážiť aj ďalšie veci:
- Téma:Vyberte si tému a zakomponujte ju do pozvánky. Napríklad, ak je udalosťou golfový výlet, použite ako pozvánku golfovú tému.
- RSVP: Vždy priložte kartu s odpoveďou, ktorú môžu hostia poslať späť. Na karte by malo byť miesto na napísanie mena hosťa spolu s akýmkoľvek spôsobom platby, ak je to potrebné.
- Buďte jedinečný: Ak je na vašej akcii niečo jedinečné, uveďte to v pozvánke, aby ste prilákali hostí. Môže sa napríklad spomenúť tichá alebo živá aukcia alebo ak ide o špeciálnu zábavu.
Vzor znenia pozvánky
Existuje nekonečne veľa spôsobov, ako napísať pozvánku na zbierku. Nasledujúce ukážky môžete použiť ako návod na napísanie vlastnej pozvánky:
Ukážka 1
Výročný obedový obed s klobúkom
Pridajte sa k nám na popoludňajší obed
Na mieste
V dátume a čase
Obed sa bude podávať o 13:00 hod. s bezplatným vínom
Za najlepší klobúk budú udelené ceny
Parkovanie s obsluhou
Dar vo výške 50 USD bude v prospech organizácie
Ukážka 2
Ste pozvaní na Názov udalosti
Dátum
Lokalita
18:00 hod. Koktaily a predjedlá
Pokladňa
19:30 hod. večera
Tichá a živá aukcia
Čierna kravata Oceňujem
Výhody ABC
Nalákajte hostí, aby sa zúčastnili vašej akcie
Pamätajte, že pozvánka je často prvá vec, ktorú hostia uvidia, aby ich upozornila na vašu udalosť. Určite si nájdite čas na starostlivý výber pozvánky a napíšte ju jasným spôsobom, ktorý hosťom poskytne konkrétne informácie o tom, čo môžu očakávať. Pri vytváraní pozvánok na finančnú zbierku vždy majte na pamäti tón, ktorý chcete nastaviť pre vašu udalosť, a premietnite to do svojho znenia. Buďte tak kreatívni, ako chcete, lákajte hostí, aby sa zúčastnili vašej zbierky a podporili vašu vec.
