Potrebujete napísať žiadosť o platbu? Zatiaľ čo kontaktovanie klientov a žiadanie o zaplatenie účtov je po termíne splatnosti, je to niečo, čo ľudia, ktorí vlastnia a riadia podniky, určite musia z času na čas urobiť. Ak chcete použiť tu poskytnutú šablónu listu, jednoducho kliknite na obrázok nižšie. Dokument sa otvorí ako súbor PDF, ktorý potom môžete podľa potreby upraviť, uložiť a vytlačiť. Ak potrebujete pomoc s používaním tohto dokumentu, použite túto príručku pre tlač Adobe.
Žiadosť o zaplatenie zostatkovej sumy
Použite túto šablónu, ak potrebujete napísať list so žiadosťou o nevyrovnaný zostatok.
List so žiadosťou o platbu vopred klientovi
Použite túto šablónu v situácii, keď s vami klient uzavrel zmluvu o poskytovaní produktov alebo služieb, pri ktorých sa vyžaduje platba vopred.
Žiadosť o uvoľnenie platby
Použite tento vzorový list ako východiskový bod pre žiadosť o uvoľnenie platby, ktorá je držaná v úschove až do dokončenia transakcie.
Tipy na písanie listu so žiadosťou o platbu
Aj keď by ste mali upraviť informácie v šablóne tak, aby zodpovedali vašej situácii, je dôležité použiť vhodný tón a uistiť sa, že dokument je profesionálne naformátovaný.
Použiť vhodný tón
Pri posielaní listu klientovi alebo zákazníkovi so žiadosťou o platbu je nevyhnutné čo najjasnejšie vyjadriť svoj názor a zároveň zachovať pozitívny, profesionálny tón. Neposielajte prvú alebo druhú žiadosť, ktorá je taká negatívna, že sa klient cíti napadnutý. Ak je tón príliš tvrdý, klient môže mať pocit, že nemá zmysel snažiť sa pokračovať vo vzťahu s vašou firmou. Keď sa to stane, existuje riziko, že klient sa rozhodne nezaplatiť účet, pretože mu nejde o zachovanie vzťahu.
Použite profesionálne formátovanie
Ak posielate list so žiadosťou o platbu poštou alebo faxom, použite hlavičkový papier spoločnosti a štandardný formát obchodného listu. V závislosti od korešpondenčných postupov vašej spoločnosti môže byť pre vás prijateľné poslať list e-mailom. Ak áno, je lepšie zahrnúť písmeno do tela e-mailovej správy a nie ako prílohu. Pre e-mailovú správu nie je potrebné vytvárať šablónu hlavičkového papiera, ale komunikáciu by ste mali uzavrieť s oficiálnym firemným e-mailovým podpisom.
Nasleduje
Ak pošlete list so žiadosťou o platbu na účet po lehote splatnosti a príjemca sa vám neozve do 30 dní, zvážte uskutočnenie následného telefonického hovoru. Rovnako ako pri liste je vhodné zachovať pozitívny tón. Pokúste sa porozprávať priamo s osobou zodpovednou za zaplatenie účtu a potvrdiť prijatie listu. Ak ste schopní hovoriť so zodpovednou stranou, ponúknite spracovanie platby kreditnou kartou telefonicky alebo online. Ak nie, opýtajte sa, kedy môžete očakávať platbu. Poznačte si dátum a následne pošlite list s oneskorenou platbou.
Dodatočné akcie pre kolekciu
Ak platba nebude prijatá podľa dohody, budete musieť postúpiť účet na ďalší krok v postupe vašej spoločnosti na správu delikventných účtov. Ak účet zostane nezaplatený dlhší čas, tón budúcich inkasných listov bude musieť byť pevnejší av prípade potreby ich odovzdať inkasnej agentúre. Aj keď určite existujú okolnosti, za ktorých je potrebné prijať konečné opatrenia na vymáhanie, neodporúča sa to robiť, kým nevyčerpáte všetky možné spôsoby na vyriešenie oneskorenej platby priateľsky. Kým nebudete skutočne pripravení poslať účet do inkasa alebo podniknúť právne kroky, neuvádzajte takéto kroky v korešpondencii so žiadosťami o platbu s ľuďmi alebo firmami, ktorých účty sú po splatnosti.
