Každá situácia uzavretia podniku má iné podrobnosti. Typ podnikania bude určovať, aké kroky budete musieť vy, vaši zákazníci alebo dodávatelia podniknúť, kým sa obchod definitívne zatvorí. Ak chcete vytvoriť prispôsobený list, ktorý bude vyhovovať vašim potrebám, začnite vzorovým listom a prispôsobte znenie tak, aby odrážalo podrobnosti vašej konkrétnej situácie.
Šablóny obchodných záverečných listov
Ak riadite proces uzatvárania podniku, môže byť pre vás vhodné posielať listy svojim zákazníkom a dodávateľom. Vzorové listy pre tieto publikum sú uvedené tu. Ku každej šablóne sa dostanete kliknutím na príslušný obrázok. Každá šablóna je prispôsobiteľný dokument PDF, ktorý je možné podľa potreby uložiť a vytlačiť. Pomoc pri práci s dokumentmi nájdete v tomto návode na tlač.
Upozornenie pre zákazníka
Táto šablóna je určená na odoslanie zákazníkom, aby im oznámili, že sa spoločnosť zatvára. Je obzvlášť dôležité poslať tento typ listu, ak si zákazníci potrebujú vyzdvihnúť položky z vašej lokality alebo vykonať nejaký iný druh úkonu predtým, ako obchod prestane fungovať.
Oznámenie dodávateľa
Pomocou tohto listu upozornite dodávateľov, že vaša organizácia ukončí činnosť, pričom nezabudnite poskytnúť dostatočné oznámenie, ktoré umožní fakturáciu konečného účtu, platbu a vyriešenie akýchkoľvek nevyriešených záležitostí.
Dôvody, prečo napísať list o ukončení podnikania
Keď sa už rozhodnete zatvoriť svoju firmu, neodporúča sa len tak zavesiť na dvere ceduľku „zatvorené“. Najlepšie je oznámiť zatvorenie svojim zákazníkom a dodávateľom formálnym listom. Boli kľúčovými hráčmi vo vašich obchodných aktivitách tým, že nakupovali vaše produkty a služby a v prípade dodávateľov vám poskytovali produkty a služby, ktoré boli kľúčové pre vaše podnikanie. Ako jeden z vašich posledných úkonov zákazníckeho servisu ich budete musieť vopred upozorniť, že vaša firma už nebude k dispozícii.
List o ukončení podnikania je vynikajúci spôsob, ako vytvoriť profesionálne ukončenie vášho súčasného obchodného vzťahu a vysvetliť všetky kroky, ktoré musia vykonať vaši zákazníci a dodávatelia. Odoslanie tohto druhu listu preukazuje snahu v dobrej viere komunikovať a vyhovieť tým, s ktorými vaša organizácia obchodovala. Môže tiež pomôcť zabezpečiť, aby sa všetky záležitosti vyriešili pred zatvorením, čo môže pomôcť predísť možným právnym problémom, ktoré by sa mohli objaviť na ceste.
Načasovanie oznámenia o zatvorení
Neexistuje žiadne prísne pravidlo o tom, kedy potrebujete poslať list o ukončení podnikania poštou. Skutočný dátum odoslania bude závisieť od niekoľkých faktorov.
Zákazníci
Chcete, aby sa vaši špeciálni zákazníci dozvedeli o zatvorení vašej firmy od vás, nie prostredníctvom klebiet alebo objavenia zatvorených dverí bez predchádzajúceho upozornenia. Oznámenie upevňuje vašich zákazníkov, že si myslíte, že sú výnimoční, a dávate im príležitosť uskutočniť s vami všetky potrebné konečné obchodné transakcie.
Vo všeobecnosti zvážte odoslanie listu s oznámením o uzávierke alebo zahrnutie kópie listu do ich mesačného vyúčtovania najmenej 30 dní pred dátumom uzávierky. Podnik poskytujúci služby, ako je čistiareň alebo opravovňa, bude musieť poskytnúť zákazníkom dostatok času, aby si prišli vyzdvihnúť svoje veci. Maloobchodný podnik si pravdepodobne bude chcieť nechať veľa času na predaj, aby znížil svoje zásoby, pričom list o zatvorení podniku bude zverejnený pred začatím predaja.
Dodávatelia
Vo všeobecnosti je najlepšie informovať dodávateľov o svojom zámere ukončiť prevádzku najmenej 60 dní pred konečným dátumom prevádzky. To poskytne dostatok času na vyrovnanie a zatvorenie účtov.
Špeciálna úvaha pre plány do budúcnosti
Ak predávate podnik a plánujete otvoriť súvisiaci nový podnik hneď potom, možno budete chcieť minimalizovať čas medzi týmito dvoma podnikmi. Môžete sa napríklad rozhodnúť odložiť odoslanie listu o ukončení podnikania až tesne pred dátumom zatvorenia, ak predávate franšízu na upratovanie a otvárate si vlastnú upratovaciu službu.
Čo oznámiť vo svojom liste
Kľúčovým cieľom listu o ukončení podnikania je jasne vyjadriť podrobnosti o ukončení podnikania a úprimne poďakovať čitateľovi za jeho obchod alebo službu. Tieto listy nemusia byť dlhé, aby boli účinné. Písmeno by malo:
- Povedzte čitateľovi dátum zatvorenia podniku
- Informujte čitateľa o všetkom, čo potrebuje urobiť (napríklad vyzdvihnúť si čistiareň, zaplatiť neuhradenú faktúru alebo prísť na výpredaj)
- Povedzte čitateľovi, kam má smerovať svoje otázky
- Ďakujem zákazníkovi alebo dodávateľovi za obchod
V liste nemusí byť uvedený dôvod, prečo sa podnik zatvára. Ak sú dôvodom dobré správy, napríklad odchod majiteľa do dôchodku, môžete sa rozhodnúť uviesť dôvod v liste. V opačnom prípade je zvyčajne najlepšie sústrediť list na témy, ktoré sú pre čitateľa dôležité, napríklad čo musí urobiť a dokedy.
Udržať vzťah
Vždy je preferované opustiť obchodný vzťah pozitívne. Aj keď už nikdy neplánujete vidieť alebo pracovať s jednotlivcom, najlepšie je byť nápomocný, pozitívny a úprimný v listoch o ukončení podnikania. Vaša profesionalita vám uľahčí ukončenie podnikania a môže vám poskytnúť náskok, ak vás budúce obchodné plány povedú k spolupráci s tými istými jednotlivcami v budúcnosti.
