Formulár W-9 Internal Revenue Service (IRS) má názov „Žiadosť o identifikačné číslo a certifikáciu daňového poplatníka“. Tento dokument IRS je určený na zhromažďovanie základných daňových informácií od určitých daňových poplatníkov, ktorými môžu byť jednotlivci alebo firmy.
Účel formulára W-9
V prvom rade W-9 poskytuje spoločnosti základné informácie o daňovníkoch, s ktorými obchoduje. Umožňuje im nahlásiť sumu zaplatenú daňovníkovi za služby poskytnuté IRS. Občania Spojených štátov a cudzinci s trvalým pobytom v USA, korporácie, trusty a iné typy podnikateľských subjektov, ktoré nemajú zrážané dane zo svojich príjmov, musia vyplniť formulár W-9, zatiaľ čo cudzinci alebo zahraniční jednotlivci, ktorí nemajú trvalý pobyt, namiesto toho vyplnia formulár W-8.
Ak daňový poplatník nevyplní a nevráti W-9 alebo poskytne nesprávne či neúplné daňové identifikačné číslo (DIČ), všetky finančné prostriedky vyplatené daňovníkovi môžu podliehať zálohovej zrážke. V tejto situácii by spoločnosť zadržala 28 % z príjmu splatného daňovníkovi a zadržanú časť by poslala IRS. Toto je spôsob, akým federálna agentúra zabezpečuje zaplatenie príslušných daní, aj keď daňovník nie je správne identifikovaný.
Kedy sú potrebné W-9?
Firma potrebuje získať W-9 od každého jednotlivca alebo spoločnosti, pre ktorú bude musieť podať daňové priznanie na IRS. Napríklad firma, ktorá si najíma nezávislého dodávateľa, aby navrhol novú webovú stránku spoločnosti, bude pravdepodobne musieť na úrade IRS vyplniť formulár 1099-MISC, aby oznámil, koľko zaplatil web dizajnérovi.
Na podanie kompletného 1099-MISC potrebuje podnik identifikačné údaje dodávateľa – meno, DIČ, adresu atď. Podnik bude musieť získať od dodávateľa formulár W-9, aby získal tieto informácie. Podobne si firmy často vyžiadajú formuláre W-9 od firemných predajcov, aby mali informácie, ktoré potrebujú na nahlásenie svojich obchodných výdavkov, ako to vyžaduje IRS.
Uchovávanie záznamov W-9
Tak ako pri väčšine daňových dokladov, firmy by si mali uchovávať kópie všetkých formulárov W-9 najmenej tri roky po podaní posledného príslušného daňového priznania (alebo dátumu splatnosti priznania, ak je neskorší). Vo vyššie uvedenom príklade, ak firma uzavrela zmluvu s webovým dizajnérom v roku 2017 a on dokončil svoju prácu pred koncom roka, firma by si mala ponechať jeho formulár W-9 aspoň do 16. apríla 2021 (za predpokladu, že firma podala svoj formulár v roku 2017 daňové priznanie 15. apríla 2018).
Ako vyplniť formulár W-9
Skutočný W-9 je pomerne krátky a pomerne jednoduchý. Pozostáva z troch hlavných častí: osobné údaje, DIČ a certifikácia.
Sekcia osobných informácií pre jednotlivcov
V riadku 1 musia jednotliví daňovníci uviesť svoje meno tak, ako je uvedené v ich daňovom priznaní. Aj keď sú technicky podnikateľským subjektom, jednotliví vlastníci musia v tejto sekcii uviesť svoje vlastné meno.
Výhradní vlastníci opakujú svoje meno v druhom riadku, ktorý vyžaduje „Obchodný názov alebo názov ignorovaného subjektu“. Sem umiestnia svoje celé meno a písmená DBA, čo znamená „doing business as“, za ktorým nasleduje fiktívny názov firmy, ak existuje. Napríklad, ak by John Smith bol jediným vlastníkom Speedy Plumbing, vyplnil by prvý riadok ako John Smith a druhý riadok ako John Smith DBA Speedy Plumbing.
Ďalej daňovník zaškrtne políčko „Fyzická osoba/jediný vlastník“, ktoré sa nachádza pod riadkami s menom. Daňovník musí v riadkoch 5 a 6 uviesť aj svoju poštovú adresu. Údaje o klientovi môžu byť v tejto časti uvedené na pravej strane formulára, ale nie sú povinné.
Sekcia osobných informácií pre firmy
Firmy alebo iné subjekty musia uviesť svoje obchodné meno (presne tak, ako je uvedené v ich daňovom priznaní) v riadku 1. Ak má podnik aj obchodné meno alebo DBA, ide o riadok 2.
Ďalej daňovník zaškrtne políčko označujúce, ako je podnikateľský subjekt klasifikovaný z hľadiska jeho právnej štruktúry. Budete musieť uviesť, či ide o spoločnosť C, spoločnosť S, spoločnosť, spoločnosť s ručením obmedzeným (LLC) atď.
Ak ide o spoločnosť s jediným členom LLC, začiarknite políčko „Individuálny/Výhradný vlastník“a nie políčko „LLC“. LLC, ktoré si zvolili alternatívnu formu zdaňovania (napr. LLC, ktorá sa rozhodla byť zdaňovaná ako S Corporation), zadajú kód daňovej klasifikácie do priestoru vedľa začiarkavacieho políčka LLC podľa pokynov vo formulári.
Hlavná poštová adresa subjektu musí byť uvedená v riadkoch 5 a 6. Adresa klienta môže byť doplnená aj do priestoru napravo od sekcie poštová adresa, ale nie je to povinné.
Výnimky
Väčšina daňových poplatníkov nechá medzery v riadku 4 prázdne. Prvá medzera v riadku 4 označuje, že daňovník je oslobodený od záložnej zrážky. Jednotlivci a samostatní vlastníci nebudú takmer nikdy oslobodení od zálohovej zrážky, ale v určitých situáciách sú oslobodené korporácie. Kódy príjemcov a okolnosti sú uvedené na tretej strane W-9. ak spĺňate jednu z týchto podmienok, umiestnite príslušný kód do prvého priestoru v riadku 4.
Oddiel FATCA v riadku 4 platí iba v prípade, ak podávate W-9 zahraničnej finančnej inštitúcii a ste oslobodení od oznamovania zákona o zhode dane zo zahraničných účtov (FATCA). V takejto situácii si prezrite zoznam kódov a dôvodov na tretej strane formulára W-9, aby ste zistili, či spĺňate podmienky, a umiestnite príslušné písmeno kódu do priestoru FATCA v riadku 4. V prípade pochybností sa opýtajte vo finančnej inštitúcii, ktorá formulár požaduje, či máte alebo nemáte vyplniť toto miesto.
Informácie o čísle účtu
Posledný riadok v sekcii s osobnými informáciami odkazuje na 'čísla účtov'. Daňový poplatník tu uvádza všetky účty, ktoré má v IRS na zaplatenie daní alebo preddavkov za predpokladané povinnosti týkajúce sa daňovej povinnosti. Tieto informácie sú nepovinné a zvyčajne by mali zostať prázdne.
Identifikačné číslo daňového poplatníka (DIČ)
Oddiel DIČ je potrebné vyplniť bez ohľadu na to, či je daňovníkom fyzická osoba, živnostník alebo podnikateľský subjekt.
- Jednotlivci umiestnia svoje rodné číslo na pravú stranu formulára do príslušných polí.
- Výhradní vlastníci a spoločnosti LLC s jedným členom môžu používať svoje číslo sociálneho zabezpečenia alebo identifikačné číslo zamestnávateľa (EIN), hoci IRS uprednostňuje čísla sociálneho zabezpečenia.
- Aj keď je za subjekt zodpovedný konkrétny jednotlivec, iné typy podnikateľských subjektov umiestňujú svoje EIN do určených priestorov.
Sekcia certifikácie
V tejto časti daňovník podpíše formulár a potvrdí, že informácie, ktoré obsahuje, sú pravdivé. Neposkytnutie alebo vedomé uvedenie nepravdivých údajov vystavuje daňovníkovi sankcie.
Súlad s W-9
Či už ste nezávislý dodávateľ alebo firma poskytujúca služby klientovi, alebo ak ste spoločnosť, ktorá najíma jednotlivcov alebo podnikateľské subjekty na poskytovanie služieb, formuláre W-9 sú rozhodujúce pre dodržiavanie daňových predpisov. Ak máte osobitné okolnosti alebo si nie ste istí, či potrebujete vyplniť alebo požiadať o tento formulár, vyhľadajte odbornú radu od kvalifikovaného daňového odborníka.
