Ak vaša organizácia dostáva finančné prostriedky akéhokoľvek typu, je nevyhnutné, aby ste dostali ďakovný list. Posilnenie vzťahov s darcami odoslaním ďakovného listu nielen pomôže zabezpečiť budúce financovanie, ale darcovi poskytne spôsob, ako vedieť, že si vážite jeho podporu. Listy slúžia aj ako záznam o dare a často sa dajú použiť aj na daňové účely.
Tlačiteľné darcovské ďakovné listy
Mnoho organizácií dostáva dary za svoje rôzne snahy počas celého roka. Priložené vytlačiteľné ďakovné listy za dary si môžete uložiť na plochu alebo vytlačiť a potom použiť podľa potreby. Môžu slúžiť ako užitočný sprievodca pri príprave ďakovných listov vašej vlastnej organizácie a budú užitočné pri poďakovaní tým, ktorí podporili vaše poslanie. Ak potrebujete pomoc so sťahovaním písmen, pozrite si tieto užitočné tipy.
Darcovský ďakovný list
Jedným z najzákladnejších a možno najpoužívanejších typov darcovských ďakovných listov je ďakovný list za finančný dar. Priložený list s poďakovaním za váš finančný dar môžete poslať hneď, ako dostanete charitatívny dar. V podstate ďakuje darcovi za jeho príspevok a necháva otvorené dvere pre budúce príležitosti na prepojenie. Dá sa použiť aj na daňové účely a slúži ako evidencia vášho príspevku.
Sponzorský ďakovný list
Ďalším bežným typom darcovstva je sponzorstvo. Mnoho firiem a jednotlivcov sa rozhodne sponzorovať špeciálne podujatie a finančne na to prispieť. Priložené poďakovanie za sponzorský list môžete poslať tým, ktorí sponzorovali podujatie vašej organizácie. Tento typ listu podrobne uvádza výšku daru, ako aj všetky výhody, ktoré sa poskytujú výmenou za sponzorstvo, ako sú vstupenky na sponzorovanú udalosť alebo uznanie.
Poďakovanie za účasť
Po uskutočnení špeciálneho podujatia organizácie posielajú ďakovné listy tým, ktorí sa podujatia zúčastnili. Priložené poďakovanie za účasť na špeciálnom podujatí je možné poslať každému, kto sa zúčastnil charitatívnej akcie a prispel na to peniazmi. Tento typ listu by mal obsahovať dátum udalosti a aká časť daru je daňovo uznateľná. Môže tiež uviesť akékoľvek budúce udalosti a môže sa použiť na daňové účely.
Poďakovanie za obchodný príspevok
Nezabudnite poďakovať všetkým firmám, ktoré prispejú na vašu vec. Priložený firemný ďakovný list môžete poslať firmám, ktoré poslali príspevok vašej organizácii. Pre vašu organizáciu je to skvelý spôsob, ako vyjadriť uznanie a poskytnúť podniku záznam o darovaní.
Základná anatómia ďakovného listu
Keď si prezeráte rôzne šablóny darovacích listov, majte na pamäti, že všetky listy by mali obsahovať rovnaké základné informácie. Niektoré body, ktoré treba mať na pamäti, zahŕňajú:
- Vytvorte si osobné spojenie so svojou prácou.
- Ukážte darcovi, ako sa využívajú jeho prostriedky.
- Vytvorte víziu pre svoje poslanie.
- Nahliadnite, kam idete.
Ak plánujete spojiť svoj ďakovný list s potvrdením, uistite sa, že uvediete aj všetky informácie, ktoré musia byť uvedené na potvrdení o charitatívnom dare.
Tipy na písanie kreatívnych darcovských ďakovných listov
Ďakovné listy za dary môžu byť buď formálne a obchodné, alebo zábavné a kreatívne v závislosti od účelu vašej organizácie a príjemcov listu. Ak napríklad posielate poďakovanie firemným sponzorom za zbierku na výskum rakoviny, mali by ste ísť viac formálne. Ak však posielate poďakovanie firemným sponzorom za športový program pre mládež, môžete ich o niečo viac zabaviť. Poznajte svoju značku a svoje publikum a potom sa rozhodnite, aký druh kreativity je vhodný.
Použite zábavný motív
Použitie zábavnej firemnej témy môže pomôcť vyniknúť vášmu darovaciemu listu, pretože bude pôsobiť súdržne, bude zviazaný s vašou jedinečnou udalosťou alebo organizáciou a bude zapamätateľný pre tých, ktorí môžu dostať veľa štandardných listov. Vyberte si motív, ktorý zodpovedá vašej organizácii alebo udalosti, napríklad odtlačky labiek pre útulok pre zvieratá. Zakomponujte tému do svojho dizajnu, formátu, písma, znenia, obálok a pečiatok (ak je to možné) pre koordinovaný a zapamätateľný vzhľad.
Prekračovať základnú bielu knihu
Preskočte štandardný kopírovací papier a dajte svojmu darovaciemu listu jedinečný vzhľad so zábavnými možnosťami dizajnu papiera.
- Použite papier, ktorý má rovnakú farbu ako ten, ktorý nájdete vo svojom logu, aby ho bolo možné ľahko identifikovať ako od vás.
- Pridajte logo vodoznaku na pozadie listu pre vizuálnu príťažlivosť formálnym spôsobom.
- Vytvorte skvelý okraj okolo písmena ako malé emotikony, ako sú palec hore, tlieskanie a ukazovanie prstom ako tiché gesto vďačnosti.
- Vyberajte farebné obálky, ktoré kontrastujú s vaším listovým papierom.
Buďte kreatívni s doručením
Váš list nemusí byť podívanou, ak ním je vaša doručenka. Urobte si príjem listu zapamätateľný výberom nezvyčajných spôsobov doručenia.
- Použite techniky skladania papiera, ako je origami, na poskladanie písmen do kreatívnych tvarov predtým, ako ich osobne rozdáte.
- Nechajte si každý list doručiť ako spievajúci telegram.
- Pred odoslaním vložte písmená do tenkých darčekových krabičiek alebo inej zábavnej nádoby.
- Priložte firemný magnet, bezplatný kupón alebo inú malú, jednoduchú vec, ktorá vypadne, keď otvoria list, aby vás mohli mať na pamäti po celý rok.
- Zaistite list stuhou, aby vyzeral ako pozývajúci darček.
Prispôsobte si každé písmeno
Pridajte vlastné prvky pre každého príjemcu, aby vaše listy pôsobili osobnejšie ako ďakovný list.
- Každé písmeno ručne podpíšte perom inej farby.
- Pridajte fotografiu príjemcu pri interakcii s vašou spoločnosťou alebo udalosťou.
- Spolupracujte s ostatnými zamestnancami a ručne napíšte každý list ako celok.
Budujte pozitívne darcovské vzťahy
S tými správnymi ďakovnými listami môžete pestovať vzťahy s darcami, ktoré trvajú roky. Príjemcovia listov budú môcť povedať, aké úprimné je vaše poďakovanie na základe vzhľadu a znenia, takže venujte veľa času a úsilia tomu, aby boli skutočne premyslené.
