Zatiaľ čo všetky obchodné konferencie vo všeobecnosti zahŕňajú množstvo rečníkov, ktorí diskutujú o témach, ktoré ich zaujímajú, najlepšie podujatia zahŕňajú celý rad rôznych typov aktivít. Zabezpečte, aby nasledujúca udalosť, ktorú plánujete, bola úspešná tým, že zahrniete možnosti, ktoré oslovia všetky segmenty cieľového publika.
Hlavní rečníci
Hlavní rečníci môžu byť veľkým lákadlom pre účastníkov konferencie. Zvyčajne ide o prezentácie všeobecných relácií, čo znamená, že v tom istom čase nie sú na reláciách žiadni iní rečníci. Témy sú zvyčajne nad rámec štandardného profesionálneho rozvoja a ponúkajú inšpiráciu alebo jedinečné postrehy. Hoci prezentujúcich hlavných prejavov je možné naplánovať kedykoľvek, často sú rezervovaní na prvé a posledné stretnutie na konferencii.
V závislosti od veľkosti a rozpočtu podujatia si niektoré skupiny rezervujú ako hlavných rečníkov celebrity alebo iných významných jednotlivcov. Napríklad Dan Rather bol hlavným rečníkom pre HR Florida v roku 2016 a Malala Yousafzai vystúpi na konferencii a výstave Society for Human Resource Management (SHRM) 2018. Menšie organizácie si na tieto stretnutia často rezervujú miestne celebrity alebo motivačných rečníkov. Kľúčových rečníkov môžete nájsť prostredníctvom organizácií ako National Speakers Association alebo Big Speak.
Breakout Sessions
Breakout sessions sú vzdelávacie programy, ktoré sa konajú počas celého dňa na obchodných konferenciách. Viac ako jedna relácia je naplánovaná súčasne, aby si účastníci mohli vybrať z rôznych tém, aby si mohli do určitej miery prispôsobiť svoj rozvrh. Zvážte rezerváciu úspešných profesionálov vo svojom odbore, priemyselných konzultantov a školiteľov, predstaviteľov vládnych agentúr a iných odborníkov na hlavné bloky. Zvážte uverejnenie výzvy pre rečníkov na webovú stránku vašej organizácie, aby ste povzbudili ľudí, ktorí majú záujem prispieť, aby predložili návrhy.
Pri plánovaní prestávkových rečníkov je dôležité ponúknuť širokú škálu tém a rozložiť témy tak, aby ľudia pravdepodobne mohli navštevovať programy, ktoré oslovujú ich záujmy. Napríklad, ak máte dvoch rečníkov týkajúcich sa účtovníctva, naplánujte ich na rôzne časy, aby ľudia, ktorí sa najviac zaujímajú o účtovníctvo, mali možnosť zúčastniť sa oboch. Ponúknite súčasne veľmi odlišné témy, ako je marketing alebo zákaznícky servis, aby si aj účastníci, ktorých účtovníctvo nezaujíma, mali z čoho vyberať.
Brainstorming Sessions
Jednou z najväčších výhod účasti na konferenciách je možnosť stretnúť sa a komunikovať s podobne zmýšľajúcimi profesionálmi. Zvážte vyčlenenie času v programe na brainstormingové stretnutia špecifické pre konkrétne témy. Môžete napríklad zablokovať niekoľko prestávkových relácií, ktoré budú diskusiou za okrúhlym stolom na horúce témy relevantné pre účastníkov. Prípadne môžete určiť miesta na sedenie vo vstupnej hale, ktoré budú vyhradené pre diskusie so zvláštnym záujmom v rôznych časoch počas dňa. Účastníci, ktorí majú záujem dozvedieť sa viac o tom, čo si ostatní myslia o určených témach, ocenia možnosť zúčastniť sa niečoho takého.
Maloobchodný predaj
Na konferenciách sa často nachádzajú prenosné maloobchodné predajne, kde si účastníci môžu zakúpiť značkové predmety, ktoré sponzorská asociácia ponúka, ako sú tričká, perá, portfóliá a ďalšie. Tieto maloobchodné predajne tiež zvyčajne nesú knihy napísané autormi, ktorí hovoria na podujatí. Ak vaša skupina nie je schopná investovať do veľkého množstva inventára, stačí poskytnúť niekoľko vystavených predmetov, ktoré si môžu účastníci na podujatí objednať a nechať ich poslať domov alebo do kancelárie. Pravdepodobne ocenia, že nebudú musieť so sebou nosiť alebo baliť veci, ktoré si vezmete domov, takže možno zistíte, že týmto spôsobom predávate ešte viac.
Podpisy kníh
Keď už hovoríme o autoroch, je dobré naplánovať autogramiády pre rečníkov, ktorí počas podujatia vydali knihy. Vo všeobecnosti je najlepšie usporiadať autogramiádu knihy konkrétneho autora hneď po prejave jednotlivca, pretože účastníci, ktorí sú nadšení z prezentácie jednotlivca, môžu ísť priamo na autogramiádu, aby si kúpili knihu na podpis. To môže pomôcť vašej skupine zvýšiť predaj kníh a tiež to robí možnosť vystúpenia na vašom podujatí mimoriadne príťažlivou pre autorov.
Veľtrh
Väčšina obchodných konferencií zahŕňa časť veľtrhov, ktorá zahŕňa vyčlenenie priestoru, kde si predajcovia a sponzori môžu postaviť stánky na vystavenie svojich produktov a služieb výmenou za poplatok. Peniaze, ktoré prichádzajú ako dôsledok poplatkov súvisiacich s účasťou na veľtrhu, môžu pomôcť pokryť náklady na organizáciu celého podujatia a tiež pomôcť plánovacej organizácii zarobiť príjmy na podporu svojich operácií.
Pri niektorých konferenciách zostáva veľtrh otvorený stále, zatiaľ čo na iných je sekcia stánku pre vystavovateľov k dispozícii len návštevníkom v čase, keď sa nekonajú. Každý vystavovateľ má pridelený špecifický stánok, kde si zriaďuje expozície propagujúce svoje produkty a služby. Prideľujú členov tímu, aby obsluhovali stánky a komunikovali s účastníkmi. Väčšina z nich distribuuje produktovú literatúru a ponúka nejaký druh darčekov (zvyčajne reklamné obchodné darčeky alebo občerstvenie), ako aj zbiera kontaktné informácie od účastníkov, ktoré sa v budúcnosti použijú na marketingové účely.
Tichá aukcia
Ak je vaša konferencia hlavnou zbierkou pre sponzorskú skupinu alebo inú asociáciu, zvážte usporiadanie tichej aukcie. Ide o zbieranie darovaných predmetov, o ktoré môžu účastníci počas konferencie dražiť v určenom časovom rámci. Po uzavretí ponuky „vyhráva“ten, kto ponúkne najvyššiu ponuku pre každú položku – čo znamená, že danú položku kúpi. Tí, ktorí sa zapoja, sa zabavia pri nakupovaní a súťažiach, najmä ak získajú nejaké skvelé ponuky, a organizácia má z podujatia dodatočný tok príjmov.
Jedlo: Jedlá a občerstvenie
Jedlo je dôležitou súčasťou každej konferencie! Je pravdepodobné, že si budete musieť kúpiť jedlo a občerstvenie z kongresového centra, hotela alebo iného miesta, kde sa bude podujatie konať. Mali by ste si naplánovať ľahké raňajky v dopoludňajších hodinách, ak sa podujatie začína skoro ráno, obložený obed alebo bufet a popoludňajšie občerstvenie. Niektoré podujatia zahŕňajú aj večeru počas jednej alebo viacerých nocí, najmä ak sa koná slávnostné odovzdávanie cien alebo špeciálna večerná prezentácia.
Pri objednávaní menu sa uistite, že máte k dispozícii širokú škálu možností na zohľadnenie špeciálnych diétnych obmedzení. Ak ponúkate výber formou bufetu, uistite sa, že existujú možnosti pre ľudí, ktorí nemôžu (alebo sa rozhodnú nejesť) jesť veci ako lepok, cukor, pšenicu, orechy alebo mäso. Je tiež vhodné mať k dispozícii možnosti pre tých, ktorí vyznávajú vegánsky životný štýl. Ak podávate obložené jedlá, umožnite účastníkom vybrať si jedlá, ktoré zodpovedajú ich spôsobu stravovania. Jedným zo spôsobov, ako to urobiť, je zahrnúť do registračného formulára sekciu, kde môžu účastníci špecifikovať diétne obmedzenia alebo zadať špeciálne objednávky.
Úvodná recepcia
Zvážte usporiadanie úvodnej recepcie v prvý večer konferencie zameranej na zapojenie účastníkov do podujatia a propagáciu podporovateľov (predajcov a sponzorov). Myšlienkou je usporiadať zábavnú udalosť, na ktorú sa ľudia budú tešiť a ktorá im dá šancu štruktúrovane sa stýkať s ostatnými účastníkmi.
Tieto recepcie sa často konajú na výstavnej ploche a poskytujú návštevníkom prvý pohľad na vystavovateľov v uvoľnenom prostredí, kde sa podáva jedlo a nápoje. To vytvára pridanú hodnotu pre predajcov a sponzorov, ktorí platia za vystavovateľské stánky, pretože tieto recepcie sú zvyčajne hojne navštevované účastníkmi konferencie.
Pravdepodobne nájdete sponzora, ktorý vám zabezpečí náklady na tento typ podujatia výmenou za propagačnú protihodnotu. Ak sa chystáte podávať alkohol na recepcii, zvážte, či každému účastníkovi dáte určitý počet nápojových lístkov, aby mohol dostať pár nápojov zadarmo. Pomôže to kontrolovať náklady a minimalizovať aj ďalšie potenciálne problémy so zodpovednosťou. Za jedlo ani iné druhy nápojov by sa nemal účtovať žiadny poplatok.
Sociálne prepojenia
Je dobré začleniť ďalšie neformálne spôsoby, ako sa môžu účastníci navzájom spojiť a stýkať sa uvoľneným spôsobom. Môžete napríklad zahrnúť tweetup, ktorý ľuďom umožní spojiť sa zábavnou formou a zároveň vylepšiť prítomnosť udalosti v sociálnych médiách. Vyberte oficiálny hashtag pre udalosť, aby sa účastníci mohli podeliť o svoje skúsenosti online.
Je tiež dobré umožniť účastníkom prihlásiť sa na skupinové podujatia, ktoré by si zaplatili sami, ako napríklad jedlá v určitých druhoch reštaurácií, s prednášajúcimi alebo autormi, ktorých práca je na podujatí zvýraznená, alebo si pozrieť miestne pamiatky. To je obzvlášť výhodné pre ľudí, ktorí sa nezúčastňujú s inými ľuďmi, ktorých poznajú, pretože im to poskytuje spôsob, ako spoznať iných účastníkov a zapojiť sa do miestnej oblasti bez toho, aby sa museli odvážiť sami.
Zábava
Zábava môže byť skvelou pridanou funkciou pre veľké konferencie, najmä tie, ktoré trvajú niekoľko dní. Niektoré viacdňové konferencie zahŕňajú podujatia po pracovnej dobe, ako sú koncerty, komediálne predstavenia alebo večierky, ktorých sa môžu účastníci zúčastniť. Vstupné pre účastníkov by malo byť zahrnuté v celkovom registračnom poplatku na podujatie, aj keď by ste im pravdepodobne mali umožniť zakúpiť si ďalšie vstupenky len na časť (časti) zameranú na zábavu. Týmto spôsobom je možné, aby obchodní cestujúci, ktorí so sebou vezmú priateľov alebo rodinných príslušníkov, zahrnuli svojich spoločníkov na tieto typy podujatí.
Tréningové skupiny
Keď ste mimo mesta na konferencii, môže byť ťažké udržať sa v správnej rutine cvičenia. Užitočné môže byť, keď organizátori podujatia zverejnia harmonogram organizovaných skupinových cvičebných aktivít. Môžete napríklad pozvať člena komisie, ktorý pozná miestnu oblasť, aby organizoval každodenné prechádzky alebo behy, alebo vyčleniť priestor na mieste konania, aby ste mohli ponúknuť skupinové fitness kurzy tým, ktorí sa chcú zúčastniť.
Attendee Door Prizes
Ľudia radi vyhrávajú veci, takže môže byť skvelé poskytnúť účastníkom spôsoby, ako sa zaregistrovať a vyhrať ceny dverí počas podujatia. Môžete zahrnúť ceny dverí poskytnuté sponzorskou organizáciou, ako aj položky, ktoré prispeli predajcovia. Niektoré skupiny môžu napríklad udeliť finančnú hlavnú cenu (financovanú organizáciou alebo sponzorom) spolu s menšími cenami, ktoré venujú vystavovatelia na veľtrhu.
Mnoho skupín riadi proces udeľovania cien pri dverách tým, že účastníkom poskytuje bingo karty s menom každého sponzora alebo niekoľkých prvých predajcov, ktorí sa zaregistrujú a zaplatia. Účastníci musia navštíviť určené stánky, aby získali jedinečné pečiatky alebo podpisy, potom sa vyplnené karty vložia do žrebovania. Karty sa vyťahujú vo vopred určenom čase (zvyčajne na konci dňa), pričom ceny sa udeľujú účastníkom, ktorí sú prítomní.
Na niektorých podujatiach ich predajcovia, ktorí majú ceny za dvere, udeľujú zbieraním vizitiek od účastníkov alebo skenovaním čiarových kódov z ich odznakov.
Ceny dverí vystavovateľa
Niektoré skupiny ponúkajú vystavovateľom aj ceny na dvere ako spôsob ďalšieho zapojenia jednotlivcov a spoločností, ktoré poskytujú finančnú podporu konferencii. Jednou z možností je vyžrebovanie mien jedného alebo dvoch vystavovateľov, ktorí dostanú voľné miesto v stánku na nasledujúci ročník podujatia. Môžete tiež zvážiť nakreslenie mien zástupcov predajcov, aby ste mohli udeliť zábavné ceny, ktoré budú radi dostávať. Ocenia to a možno im to pomôže vyzvať svojich zamestnávateľov, aby sa budúci rok zúčastnili!
Hodnotenia
Je dôležité získať spätnú väzbu od tohtoročných účastníkov, ako aj od predajcov a sponzorov. Poskytnite všetkým zúčastneným spôsob, ako vyplniť hodnotiaci formulár. Papierové hodnotenia môžete distribuovať na podujatí alebo v nadväznosti zaslaním prieskumu v priebehu niekoľkých dní. Bez ohľadu na to, ako žiadate o spätnú väzbu, je dôležité, aby ste to urobili! Je tiež dôležité, aby ste počúvali! Zverejnite výsledky a vezmite do úvahy spätnú väzbu, ktorú zohľadníte, keď začnete plánovať budúcoročné podujatie.
Užite si skvelú konferenciu
Hoci toto nie je úplný zoznam všetkých možných typov aktivít, ktoré by mohli byť súčasťou konferencie, je to skvelý východiskový bod. Prezrite si tieto nápady a povzbuďte ostatných, ktorí sa podieľajú na plánovaní vašej ďalšej akcie, aby urobili to isté. Využite to, čo sa naučíte, na výber niektorých aktivít a ako východiskový bod na premýšľanie o ďalších nápadoch, ktoré môžu pomôcť urobiť vašu udalosť ešte príťažlivejšou pre vaše cieľové publikum. Koná sa tam veľa konferencií, takže je dôležité podniknúť kroky, aby ste sa uistili, že tá vaša poskytuje cenné príležitosti na profesionálny rozvoj a zdroje, ako aj trochu zábavy.
