Keď vám zamestnanec oznámi, že dáva výpoveď, môže byť ťažké vedieť, čo povedať. Manažéri sú často zaskočení, keď zamestnanec skončí, a preto je dôležité, aby boli pripravení primerane reagovať, keď zamestnanec odovzdá výpoveď alebo oznámi, že opúšťa svoju prácu.
Čo povedať, keď zamestnanec dáva výpoveď
Neexistuje len jeden správny spôsob, ako reagovať, keď niekto dá výpoveď. V mnohých ohľadoch sa to, čo by ste mali povedať, bude líšiť v závislosti od špecifík situácie a zásad a postupov vašej spoločnosti. Bez ohľadu na to je dôležité reagovať civilne a profesionálne.
Možnosti počiatočnej odpovede
Keď vám zamestnanec povie, že dáva výpoveď, buďte pripravený odpovedať na jeho vyhlásenie okamžite, pokojným a chladným spôsobom. Príklady vhodných počiatočných odpovedí sú:
- Je mi ľúto, že to počujem.
- Ďakujem, že ste mi dali vedieť.
- Prekvapuje ma, že odchádzaš.
Nehovorte nič, čo by sa dalo interpretovať ako negatívne, odsudzujúce alebo hanlivé. Nereagujte spôsobom, ktorý by naznačoval, že rozhodnutie danej osoby prestať beriete osobne.
Požiadať o písomné oznámenie
Väčšina spoločností vyžaduje písomné odstúpenie. Ak zamestnanec list nemá, požiadajte oň po svojom úvodnom vyhlásení. Najlepšie je dostať písomné oznámenie v čase, keď vám zamestnanec oznámi, že odchádza. Dá sa napísať rukou, poslať vám e-mailom alebo rýchlo napísať a vytlačiť. List o odstúpení jednoducho musí obsahovať dátum, vyhlásenie, že zamestnanec sa rozhodol dať výpoveď a aký jednotlivec očakáva, že bude posledný deň v práci.
Ak chcete požiadať o písomnú rezignáciu, môžete povedať:
- Som rád, že ste mi to povedali, hoci firemná politika vyžaduje písomnú rezignáciu. Máte jeden pripravený?
- Ak nemáte rezignačný list, poďme ho teraz navrhnúť. Tu je poznámkový blok, ktorý môžete použiť.
- HR požiada o kópiu vášho listu o odstúpení. Vidím, že máš so sebou telefón. Vytiahnete svoj e-mail a napíšete rýchlu poznámku potvrdzujúcu našu konverzáciu a pošlete mi ju?
Pripravte sa odpovedať na otázky vrátane toho, aké upozornenie spoločnosť očakáva, keď zamestnanec odstúpi. Ak si nie ste istý, pozrite si príručku pre zamestnancov spoločnosti, kde nájdete definitívnu odpoveď.
Prijmite rezignáciu
Pokiaľ neexistuje zmluva, ktorá by zamestnancovi zakazovala dať výpoveď, dajte mu vedieť, že jeho výpoveď prijímate. Povedzte im, že vy alebo zástupca ľudských zdrojov sa s nimi spojíte, aby ste dokončili podrobnosti o ich odchode z organizácie, keď prejdete správnymi kanálmi.
Následné otázky
Možno budete chcieť položiť niekoľko otázok, aby ste sa pokúsili pochopiť, prečo sa daný jednotlivec rozhodol odísť. Príklady otázok, ktoré by boli vhodné, zahŕňajú:
- Bol by si ochotný sa podeliť o to, čo ťa viedlo k rezignácii?
- Stalo sa niečo konkrétne, kvôli čomu si sa rozhodol odísť?
- Nechceli by ste sa podeliť o to, čo plánujete robiť ďalej, keď tu skončíte?
Netlačte na zamestnanca, aby odpovedal. Zamestnanec nie je povinný oznámiť zamestnávateľovi, prečo končí alebo čo plánuje robiť ďalej. Nepýtajte sa príliš veľa otázok. Ak sa zdá, že sa zamestnanec zdráha zdieľať, nechajte to tak. Je pravdepodobné, že niekto z HR tímu bude klásť podobné otázky počas výstupného pohovoru jednotlivca.
Prajem im všetko dobré
Zdvorilo ukončite konverzáciu vyjadrením uznania a zaželaním dobrého. Napríklad:
- Ďakujem za vašu tvrdú prácu počas toho, čo ste tu. Prajem veľa úspechov.
- Ďakujem, že ste mi dali vedieť osobne. Vážim si vašu pozornosť a prajem vám všetko dobré.
- Budeš mi chýbať. Prajem vám veľa úspechov v akejkoľvek kariére, ktorej sa venujete.
Posunúť sa vpred za rezignáciou zamestnanca
Po prijatí výpovede zamestnanca bude čas zamerať sa na prechod. Zapojte vhodných pracovníkov, ktorí budú spracovávať papierovanie a postupy pri ukončení, vrátane HR a tímu informačných technológií. Bude potrebné začať s hľadaním náhrady a bude potrebné o tom informovať ostatných zamestnancov. Vyrovnať sa s výpoveďou dobrého zamestnanca nie je niečo, čomu by chcel čeliť žiadny manažér. Pripravenosť zvládnuť túto eventualitu vás vybaví na spracovanie výpovede zamestnanca s profesionalitou a gráciou.
